A Reforma Tributária ainda é, para muitas empresas, um tema tratado na superfície. Ajustes em planilhas, revisões de ERP e atualizações fiscais dominam a agenda, como se o desafio estivesse restrito à implementação técnica. Essa visão, porém, captura apenas a ponta do problema, especialmente diante do período de convivência entre dois sistemas. Entre 2026 e 2032, as empresas terão de operar simultaneamente o modelo atual (ICMS, ISS, PIS, COFINS, IPI) e o novo (IBS e CBS). Um estudo de 2021 do Banco Mundial (BM), conduzido em paralelo à agenda do governo para melhorar o ambiente de negócios, mostrou que o tempo gasto pelas empresas com obrigações tributárias no Brasil varia de 1.483 a 1.501 horas por ano, considerando preparo, declaração e pagamento, o maior volume entre os países analisados. Sem uma visão estratégica, esse número tende a crescer significativamente durante a transição, já que o esforço de conformidade será, na prática, duplicado. Processos extensos e complexos continuam sendo um obstáculo relevante para os empresários brasileiros, evidenciando o amplo espaço para melhorias. Mas a complexidade operacional é apenas a face mais visível dessa transformação.
O que está em jogo na nova conjuntura econômica vai além de uma simples mudança de regras: trata-se de uma reconfiguração silenciosa da forma como margem, caixa e competitividade se organizam dentro das empresas. Como em todo iceberg, são justamente os impactos menos visíveis que concentram os maiores riscos e, à medida que a transição avança, o custo de ignorá-los se torna uma pressão direta sobre a rentabilidade e a capacidade de decisão estratégica. Na edição mais recente do Aprix Meet Up, que abordou os reflexos da Reforma Tributária nas alavancas comerciais, esse alerta ficou evidente. Sob a condução de Frederico Maciel, CPO da Aprix, o debate evidenciou que a Reforma Tributária não pode ser tratada apenas como um ajuste técnico: “se a gente não revisar a nossa estrutura de preços, existe um risco grande de mudar a margem que a indústria está tendo. Ou seja, a indústria pode perder margem.” Nesse ponto, a discussão transcende o departamento fiscal e se torna, essencialmente, uma questão de sobrevivência do negócio. É sob essa perspectiva que construímos este artigo: para explorar as camadas submersas dessa transição e preparar as empresas para navegarem com previsibilidade diante do novo cenário.
Boa leitura!
O que está abaixo da superfície
Embora o cronograma para o novo sistema avance, um levantamento recente da All Tax revela que o mercado ainda caminha a passos lentos: apenas 9,5% das empresas brasileiras estão efetivamente preparadas para a transição tributária. O estudo, que ouviu 408 profissionais de mais de 200 organizações, traça um diagnóstico alarmante da adaptação nacional: enquanto somente 13,5% se consideram prontos para as mudanças estruturais, uma parcela superior a 40% ainda se encontra em fases iniciais de avaliação ou implementação. Mais preocupante, contudo, é o grupo de 10% das empresas que sequer iniciaram seus planos de ação. A ausência de um planejamento robusto para adaptar processos internos não apenas amplia os riscos operacionais e o peso das multas, mas ignora a complexidade estratégica do novo cenário. É sobre este ponto cego que Daniel Silos, economista, consultor tributário e CEO da Sem Tribu, com vasta experiência em projetos de adequação para gigantes como Azul, Heineken e M. Dias Branco, aponta um alerta crítico: o perigo não está no que já foi mapeado, mas naquilo que permanece submerso.
Ainda que, à primeira vista, se destaquem mudanças na legislação, reformulações de preços e ajustes em sistemas e planilhas, o que realmente importa permanece abaixo da superfície: possíveis distorções silenciosas de margem, riscos de caixa, fragilidades nos planejamentos, desalinhamentos com fornecedores, resíduos tributários invisíveis e ausência de governança estruturada. Esse conjunto de fatores ganha ainda mais peso quando se observa a carga potencial do novo modelo. De acordo com a Tax Group, a alíquota do IVA brasileiro, ainda em discussão, é estimada entre 26,5% e 28%, o que pode colocá-la entre as mais altas do mundo. Para efeito de comparação, a média da União Europeia é de 21%, enquanto nos países da OCDE gira em torno de 19%. Embora esse percentual ainda possa sofrer ajustes conforme a arrecadação e a regulamentação avancem, o patamar projetado não implica necessariamente menor lucro para todas as empresas, mas impõe, de forma inequívoca, a necessidade de uma reprecificação estratégica.
Na prática, quem não conseguir repassar esse aumento ou não for eficiente na recuperação de créditos tende a ver suas margens comprimidas rapidamente. Assim, a Reforma não é apenas técnica e fiscal. Ela reorganiza preço, crédito, caixa e toda a dinâmica da cadeia produtiva. Nesse mesmo sentido, Silos ressalta que a transição representa um desafio de gestão. Mesmo com o início dos testes operacionais previsto para 2026 e a extinção do PIS e da COFINS programada apenas para 2027, antecipar ações é essencial para viabilizar as adequações necessárias à conformidade fiscal e mitigar riscos operacionais. Segundo o especialista, existem três perguntas cruciais que precisam de resposta rápida:
- Você já calculou, de forma precisa, quais serão os reais impactos da Reforma na sua empresa?
- Seu ERP está efetivamente preparado para atender às novas regras de recolhimento, ao split de pagamento e à emissão adequada de documentos fiscais?
- E, mais do que isso, você sabe quanto pode custar manter resíduos tributários fora da margem por anos ou conviver com falhas na cadeia que impactam diretamente a formação de preço?
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Sem respostas claras, a empresa corre o risco de permanecer em um estágio inicial de preparação, quando poderia já estar construindo uma estratégia de adaptação. A hesitação em agir reflete uma subestimação da velocidade com que o novo ecossistema tributário irá operar. Diferente do modelo atual, onde o erro ou a omissão muitas vezes são tratados de forma retroativa, a estrutura do IVA e do split payment impõe uma dinâmica de causa e efeito instantânea. A falta de respostas para as questões levantadas por Silos não compromete apenas o compliance futuro, ela imobiliza a capacidade da empresa de reagir a mudanças que já estão redefinindo os custos logísticos e as relações contratuais. Assim, empresas com maior eficiência operacional tendem a responder com mais agilidade às mudanças, enquanto aquelas que operam com processos fragmentados ficam mais expostas a custos adicionais, falhas e dificuldades de adaptação, o que reflete a necessidade de abandonar a postura de ‘esperar para ver’ e adotar uma mentalidade de vigilância ativa.
Ao mesmo tempo, o planejamento passa a exigir acompanhamento contínuo. A gestão tributária precisará ser monitorada em tempo real, com integração entre fiscal, financeiro, comercial e suprimentos. Quem conseguir antecipar impactos e ajustar a operação com agilidade tende a capturar vantagem competitiva. É nesse ponto que aparecem as chamadas “dores invisíveis” da Reforma: impactos que não aparecem na alíquota nominal, mas se manifestam na margem e no caixa. A primeira delas é a margem invisível. Hoje, muitos preços carregam tributos “por dentro”. Com a tributação destacada “por fora”, ou seja, com o imposto calculado separadamente e adicionado ao preço, como propõe o novo modelo, o desembolso financeiro pode se tornar mais evidente e, em alguns casos, maior do que o percebido anteriormente. O efeito caixa pode exigir reajustes de preço ou revisão do custo financeiro da operação.
Em paralelo, surge o risco da cadeia desalinhada. Não basta mapear o impacto da própria operação; será necessário compreender o enquadramento do fornecedor e, em determinados casos, até do fornecedor do fornecedor. Resíduos tributários acumulados ao longo da cadeia podem ser incorporados ao custo final. Por isso, algumas empresas já começam a estruturar mecanismos de governança tributária para monitorar o compliance de parceiros estratégicos. Outro ponto sensível é o enfraquecimento dos benefícios fiscais. Com exceção de situações específicas, como a Zona Franca de Manaus, a tendência é de redução significativa desses incentivos. A lógica competitiva passa, então, a se apoiar menos em vantagens fiscais regionais e mais em eficiência operacional tangível.
Além disso, o princípio do destino altera premissas logísticas historicamente consolidadas. Se a incidência ocorre no local do consumo, estratégias desenhadas para economizar ICMS perdem racionalidade econômica. Também as bonificações e práticas comerciais tendem a ser reavaliadas, já que bonificações passam a sofrer incidência tributária, impactando política comercial, malha logística e negociação com clientes. Por fim, com o término da substituição tributária e de regimes monofásicos, determinadas cadeias podem ser encurtadas. Em setores sem barreiras logísticas relevantes, a indústria pode optar por vender de forma mais direta, reduzindo intermediários e redesenhando sua estratégia de distribuição.
A nova engenharia financeira e tecnológica
Um dos pontos mais críticos da transição é que muitos varejistas sequer dominam com precisão o próprio Custo da Mercadoria Vendida (CMV). Sem essa base, discutir preço é tratar apenas do sintoma; por isso, a análise começa pela estrutura de custos. Diante da Reforma Tributária, o olhar do CEO precisará se ampliar para além do fiscal, alcançando tesouraria, fluxo de caixa, CAPEX, eficiência operacional e estrutura de custos fixos. O problema é que poucas empresas estão, de fato, se preparando para isso: estudo da KPMG indica que apenas 11% dos diretores preveem orçamento para a adaptação à Reforma após 2025. Logo, o desafio será fazer melhor com o mesmo time ou optar por investir, ciente de que haverá curva de aprendizado e impacto financeiro no curto prazo. ParaAna Efigênia Souza, Host & Founder do PricingCast, essa lógica se assemelha ao que ocorre em pricing: “a precificação não é só matemática, nem apenas comportamento, economia ou finanças”. Trata-se de uma disciplina que integra psicologia, negociação (especialmente no B2B), marketing e inteligência de negócios. O preço comunica valor; é uma ciência multidisciplinar e tridimensional. Da mesma forma, se em pricing se busca o preço ótimo, no tributário também há um “caminho ótimo” de eficiência.
O split, nesse sentido, configura um sistema de alta complexidade tecnológica. Se, por exemplo, um boleto for pago integralmente por engano, sem considerar a segregação automática, o sistema deverá identificar que o tributo já foi recolhido e a promessa é de devolução do valor em até três dias. Ainda assim, tudo dependerá da perfeita integração entre documento fiscal, arranjo de pagamento e sistemas governamentais. Além disso, o chamado “conta corrente tributário”, espécie de extrato digital que registra, em tempo real, créditos, débitos e compensações vinculados às operações fiscais, deixará de ser controlado exclusivamente pela contabilidade interna da empresa. Dessa forma, passará a existir um ambiente compartilhado, no qual créditos e débitos estarão visíveis e precisarão permanecer rigorosamente conciliados, exigindo governança ainda mais estruturada.
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Como a Reforma Tributária reconfigura caixa, contratos e competitividade
Se, por um lado, a Reforma impõe revisões estratégicas na cadeia e no modelo operacional, por outro, ela adiciona uma camada relevante de complexidade à gestão interna das empresas. Antes mesmo de revisar cláusulas contratuais, é fundamental compreender como o novo modelo tributário impacta a operação sob a ótica econômica e financeira. Isso pressupõe mapear quais insumos e despesas efetivamente gerarão créditos, identificar possíveis ineficiências e avaliar riscos de glosa ao longo de toda a cadeia. O ambiente de split payment eleva o grau de exigência dos controles internos. Torna-se indispensável a gestão rigorosa do conta corrente tributário, com conciliações automáticas entre pagamento e documento fiscal, a fim de evitar inconsistências que possam comprometer o crédito financeiro. Somente a partir dessa leitura estruturada é que a revisão contratual ganha sentido estratégico. A pergunta que passa a nortear a agenda executiva deixa de ser hipotética: se o fornecedor não recolher corretamente o tributo e o crédito for glosado, como a empresa se protege? Uma das alternativas é prever retenções compensatórias em contrato. Contudo, isso demanda aditivos formais, movimento que muitas organizações ainda não iniciaram. A partir dessa base, os impactos se desdobram em diferentes frentes.
1. O risco torna-se financeiro e sistêmico
Uma das mudanças mais relevantes trazidas pela Reforma está na natureza do risco. Ele se desloca da apuração tributária para a ausência de mecanismos contratuais de proteção e para a fragilidade dos processos internos. A esse fator soma-se uma nova dimensão de penalidades, que amplia a exposição financeira das empresas. Caso o adquirente não manifeste o aceite de um documento fiscal, pode haver multa por documento. Da mesma forma, o cancelamento de nota após o fato gerador pode gerar penalidade relevante, lançada diretamente no conta corrente tributário. Diferentemente do modelo atual, em que parte dessas discussões poderia se alongar no tempo, o novo desenho torna o impacto imediato, financeiro e sistêmico.
Nesse contexto, a robustez dos processos internos passa a ser condição de sobrevivência operacional. Torna-se prudente adotar mecanismos como pré-notas, validações prévias à emissão definitiva e rotinas de conciliação mais rigorosas, a fim de mitigar riscos e proteger margem e caixa. Mais do que um ajuste procedimental, porém, o que se consolida é uma nova lógica tributária. A margem não depende mais exclusivamente da eficiência interna e reflete, de forma direta, a qualidade fiscal da cadeia como um todo, incluindo fornecedores, clientes e a consistência documental das operações.
2. A cadeia revela custos ocultos e pressiona a margem
Para compreender esse efeito, imagine que a empresa visualize R$500 de tributo na nota do fornecedor. Esse fornecedor, contudo, pode ter acumulado R$1.000 no elo anterior que, por sua vez, pode carregar mais de R$500. Ao final, a carga efetiva embutida na cadeia pode ser substancialmente superior àquela que aparece de forma imediata no documento fiscal. No modelo atual, esse efeito muitas vezes permanece difuso e parcialmente invisível. No novo sistema, porém, como o crédito é financeiro e rastreável, qualquer erro, informalidade ou desalinhamento ao longo da cadeia se converte em perda imediata de margem.
Além disso, as distorções não se limitam à relação com fornecedores, elas também variam conforme o perfil do cliente. Uma empresa tributada pelo lucro real tende a aproveitar crédito integral, enquanto uma optante pelo Simples Nacionalnão o faz na mesma proporção. Como consequência, um mesmo serviço pode demandar precificação distinta a depender do enquadramento tributário do comprador. Dessa maneira, preservar competitividade tende a exigir estratégias de margem cruzada e segmentação comercial mais sofisticada, alinhando política de preços ao perfil fiscal de cada cliente.
3. A dinâmica competitiva muda e o impacto é estrutural
No varejo, o contraste evidencia essa distorção de forma didática: enquanto um supermercado tributado pelo lucro real consegue reduzir seu custo da mercadoria vendida por meio do aproveitamento de créditos, uma padaria optante pelo Simples não usufrui do mesmo efeito. O resultado não é apenas contábil, a dinâmica competitiva se altera de maneira estrutural, impactando preço, margem e posicionamento. É justamente por provocar esse tipo de reconfiguração que a Reforma Tributária não pode ser tratada como um tema restrito ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) ou à emissão de documentos fiscais. Trata-se, essencialmente, de um projeto de governança corporativa, com reflexos diretos em estratégia, caixa e sustentabilidade do negócio.
Ignorar essa dimensão pode gerar consequências silenciosas, porém relevantes: contratos podem ser ajustados pelos clientes antes que a empresa reaja; margens podem se deteriorar gradualmente; e o impacto financeiro pode se materializar quando já houver pouco espaço de manobra. Por isso, a agenda executiva precisa ser antecipatória. É fundamental calcular impactos, projetar cenários (otimista, moderado e pessimista), priorizar frentes críticas e implementar ajustes por etapas. Em um ambiente de crédito mais restrito e maior volatilidade, projetar efeitos sobre estoque, produção e fluxo de caixa torna-se uma medida de responsabilidade financeira e competitiva.
4. A política comercial exige coerência fiscal
Empresas que se antecipam a essa mudança tendem a construir vantagem competitiva. A informação vira ativo estratégico: acompanhar mudanças regulatórias, testar simulações e ajustar rapidamente a operação torna-se diferencial relevante. Essa postura antecipatória, contudo, não se limita à modelagem financeira ou à governança interna. Ela também alcança a política comercial e as verbas negociais. Contratos de fornecimento, bonificações, depósitos em conta e abatimentos de duplicata assumem uma nova complexidade, exigindo leitura tributária estruturada. No modelo atual, dependendo do formato adotado, determinados valores podem ingressar como receita não operacional, submetidos a tratamento tributário específico.
Com a nova lógica, entretanto, o foco se desloca da classificação da receita para a operação em si, especialmente no vínculo entre documento fiscal e meio de pagamento. Em outras palavras, o dinheiro não pode mais “circular solto”. Se houver pagamento, seja por depósito ou abatimento, ele deverá estar necessariamente vinculado a um documento fiscal, a uma operação claramente identificável e a um mecanismo de conciliação entre a negociação e a liquidação financeira. Da mesma forma, bonificações ou operações não onerosas precisarão estar formalmente documentadas. Caso contrário, o risco de reclassificação e consequente tributação se torna concreto e imediato.
5. A negociação perde flexibilidade e ganha rastreabilidade
Na prática, depósitos e abatimentos tendem a exigir contranota ou documento equivalente; descontos concedidos fora da nota perdem espaço; e todas as negociações comerciais precisarão estar formalmente vinculadas à operação original. O que antes podia ser ajustado com flexibilidade comercial começa a demandar coerência documental e rastreabilidade fiscal. Diante disso, emerge uma questão estratégica inevitável: quem absorverá o impacto? A indústria? O cliente? Ou ambos? Se um dos elos tentar transferir integralmente o custo ao outro, o efeito pode retornar sob a forma de perda de volume, compressão de margem ou desgaste de relacionamento. Por essa razão, a resposta tende a exigir maturidade estratégica. Em muitos casos, a solução mais sustentável será um ajuste colaborativo, capaz de equilibrar impactos sem comprometer competitividade ou parceria comercial. Como destaca Daniel Silos, a Reforma Tributária deve ser compreendida em sua real dimensão estrutural. Em síntese, ela representa muito mais do que uma alteração na sistemática de tributação: implica um redesenho de caixa, contratos, cadeia produtiva, estratégia comercial e governança.
Onde a Governança encontra o Pricing
Se até aqui a Reforma foi analisada sob a ótica da governança e dos contratos, um de seus efeitos mais imediatos recai sobre o Pricing e o RGM (Revenue Growth Management). A partir de agora, o departamento tributário e o time de pricing deixam de atuar em paralelo para compartilharem a mesma agenda: o ponto ótimo entre custo, margem e geração de valor. Um dos maiores desafios será a migração do modelo de cálculo. Atualmente, os impostos são apurados “por dentro”. Com a Reforma, a tributação passa a ser “por fora”, exigindo que toda negociação seja conduzida com base no preço líquido. Essa mudança altera profundamente a dinâmica comercial. Se o comprador focar apenas no valor bruto da ordem de compra, ignorando os resíduos tributários invisíveis da cadeia, enfrentará uma erosão silenciosa de margem. A eficiência tributária passa a operar como uma ciência de dados.
O que a Reforma Tributária revela é que o maior risco não está na mudança em si, mas na forma como ela é interpretada. Empresas que tratam a transição como um mero projeto técnico tendem a apenas reagir; aquelas que compreendem sua dimensão estrutural passam a liderar o mercado. Isso ocorre porque os impactos mais contundentes não estão nas alíquotas, mas na dinâmica que sustenta o negócio: na forma como o caixa circula, como os contratos são blindados e como o preço é construído. Em um ambiente onde o tributo está conectado ao fluxo financeiro em tempo real, margem, governança e estratégia tornam-se uma única agenda. A pergunta final para o executivo já não é se a empresa está “pronta para a Reforma”, mas se está preparada para operar dentro da nova lógica econômica que a Reforma impõe.
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